사건번호:서삼46019-10853 년/월/일:2001.12.11. 【질 의】 - 문서창고의 공간활용을 위해 오래된 문서를 폐기함에 앞서 "법정신고기한이 경과한 날부터 5년간 보존하여야 한다."라는 내용과 같이 이 기간을 경과한 문서는 폐기하여도 무방한지. - "장부와 증빙서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성·보존할 수 있다." 우리회사는 위의 내용처럼 장부와 증빙서류를 전산조직에 의하여 보존할려고 함(예: 장부를 PC로 다운받은 후 디스켓에 저장). 구체적으로 전산조직에 의한 작성 및 보존방법 그리고 전산조직으로 볼 수 없는 경우가 어떤 경우가 있는지. 【회 신】 귀 질의의 경우에는 기질의회신문(징세46101-774, 1997.4.8. 및 징세46101-3815, 1996.10.30.)을 참고하기 바람. <관련 참고자료> 1. 질의내용 요약 ① 국세기본법 제85조의 3 제2항의 규정에 의한 5년간 보존기간경과문서는 폐기하여도 무방한지 문의함. ② 같은법 같은조 제3항의 규정에 의한 전산조직에 의한 작성 및 보존방법 2. 질의내용에 대한 자료 가. 관련조세법령(법률, 시행령, 시행규칙, 기본통칙) ○ 국세기본법 제85조의 3(장부 등의 비치 및 보존) ① 납세자는 각 세법이 규정하는 바에 따라 모든 거래에 관한 장부 및 증빙서류를 성실하게 작성하여 비치하여야 한다. (94.12.22. 신설) ② 제1항의 규정에 의한 장부 및 증빙서류는 그 거래사실이 속하는 과세기간에 대한 당해 국세의 법정신고기한이 경과한 날부터 5년간 보존하여야 한다. (94.12.22. 신설) ③ 납세자는 제1항의 규정에 의한 장부와 증빙서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성할 수 있다. 이 경우 그 처리과정 등을 대통령령이 정하는 기준에 따라 자기테이프·디스켓 기타 정보보존장치에 의하여 보존하여야 한다. (98.12.28. 개정) 나. 유사사례(판례, 심판례, 심사례, 예규) ○ 징세46101-774(1997.4.8.) 【제목】 납세자는 거래장부 및 증빙서류를 그 과세기간에 대한 국세의 법정신고기한이 경과한 날부터 5년간 보존해야 함. 【질의】 1. 차량인수증이 있어야만 탁송료를 신청할 수 있고 차량인수증에 의거 탁송원청사인 법인체 ○○탁송써비스(주)가 탁송료를 지불하므로 본 영수증은 회계장부 및 기타 회계관계증빙서류로 동 영수증에 대한 보전보관의무연한이 있을 것으로 생각됨. 위 차량인수증의 회계관계규정상 보전보관연수는 몇 년인지. 【회신】 국세기본법 제85조의 3 제1항 및 제2항에 의거 납세자는 각 세법이 규정하는 바에 따라 모든 거래에 관한 장부 및 증빙서류를 그 거래사실이 속하는 과세기간에 대한 당해 국세의 법정신고기한이 경과한 날부터 5년간 보존하여야 하는 것임. 나. 유사사례(판례, 심판례, 심사례, 예규) ○ 징세46101-3815(1996.10.30.) 【제목】 장부 및 증빙서류를 정보보존장치에 의하는 경우 원본을 폐기하면 증빙서류의 보존의무를 이행한 것으로 볼 수 없음. 【질의】 지난해말 상법의 개정으로 1996.10.부터 상업장부와 영업에 관한 서류를 마이크로필름 및 기타의 전산정보처리조직에 의하여 보존할 수 있게 됨에 따라 국세기본법 제85조의 3에 의거 거래명세서 또는 송장 등의 증빙서류를 IMAGE화 하여 원본은 폐기하고 디스켓 등으로 보존하여도 무관한지 질의함. 【회신】 기회신문(징세46101-1076, 1995.5.1.)을 참고하기 바람. 【참고예규】 징세46101-1076(1995.5.1.) 1. 국세기본법 제85조의 3 제3항, 제4항과 동법시행령 제65조의 7의 규정에 의하면 마이크로필름·자기테이프·디스켓 기타 정보보존장치가 국세기본법시행령 제65조의 7 각호에서 규정하는 요건에 해당하는 경우에는 장부와 증빙서류를 정보보존장치에 의하여 보존할 수 있다고 규정하고 있으므로 귀 질의의 IBM3995-132 광FILE 및 IBM9021-740이 정보보존장치로서 국세기본법시행령 제65조의 7 각호에서 규정하는 요건에 해당하는 경우에는 장부와 증빙서류를 이러한 정보보존장치에 의하여 보존할 수 있으나, 증빙서류를 정보보존장치에 의하여 보존하는 때에도 원본을 폐기하는 경우에는 국세기본법 제85조의 3에서 규정하는 증빙서류의 보존의무를 이행한 것으로 볼 수 없음. 2. 정보보존장치의 생성, 보존과 관련하여 필요한 기록은 국세기본법시행령 제65조의 7 각호에서 요구하는 내용을 포함하는 것으로서 명칭에 관계없이 해당 납세자의 전산화실태, 정보보존장치의 생산·이용·보존의 방법 등 전자계산조직의 개발과 운영내용에 따라 개별적으로 판단할 사항임.